Codi Ètic i de Bones Pràctiques d'ALSA

Per tal de vetllar per un acompliment ètic de la feina en totes les seves divisions, el Grup National Express ha elaborat un document que recull la Política Antifrau del Grup, creada per definir les responsabilitats dels mànagers i empleats quant a prevenció del frau i desenvolupament de controls per a la seva detecció.

Actuacions com el robatori de la propietat d'una empresa, la falsificació o alteració de documents corporatius, la revelació no autoritzada d'informació confidencial... han de ser identificades i alertades a través dels canals que s'han definit.

La informació que podeu llegir a continuació recull la Política Antifrau del Grup National Express, així com el Codi Ètic i de Bones Pràctiques d'ALSA, que s'ha elaborat per adaptar la política antifrau del Grup National Express als usos i costums del mercat espanyol i a la legislació vigent, i amb els quals es pretén assegurar l'honestedat i la transparència en les actuacions de tota persona que tingui relació de negocis amb el Grup National Express: empleats, accionistes, consultors, venedors, contractistes, etc. i, en particular, amb la Divisió ALSA.

Som una empresa que presta un servei de caràcter públic, per la qual cosa estem més obligats, si és possible, a mantenir una bona imatge i reputació davant els clients, els accionistes i les administracions públiques.

Com a treballadors d'ALSA tenim el deure d'actuar amb integritat i responsabilitat en l'àmbit de tota l'empresa, i donar exemple de conducta ètica, a més de seguir fomentant els Valors del Grup.

Des de la Direcció d'ALSA ens comprometem a lluitar contra el frau, no només per crear un clima de transparència en la gestió sinó també per protegir els actius del Grup i, així, evitar pèrdues econòmiques.

Una cordial salutació

Francisco Iglesias Campos

Conseller Delegat ALSA

1. INTRODUCCIÓ

Aquest Codi constitueix la base del nostre Programa d'Ètica i Bones Pràctiques. S'ha concebut per ajudar-nos a mantenir el nostre compromís amb la integritat en el nostre quefer diari. Ens orienta en àrees clau i ens ajuda a exercir les nostres activitats d'acord amb la normativa ètica del Grup NATIONAL EXPRESS ("NEG"), així com amb la normativa aplicable.

El present Codi Ètic i de Bones Pràctiques té per objecte regular aquells comportaments, accions o fets que puguin constituir violacions tant de les normes internes de la companyia com de la normativa o els codis ètics que en regeixen l'activitat.

El Codi Ètic ALSA recull els principis i les pautes d'actuació del bon govern corporatiu, els valors dels quals guien els actes de tot el personal de la Divisió ALSA.

La Divisió ALSA aspira que tot el seu personal actuï sobre la base de les més altes normes de conducta i ètica professional en el desenvolupament de les seves activitats, i que compleixin amb la normativa.

2. ÀMBIT D'APLICACIÓ

El present Codi Ètic és aplicable a totes les empreses, directius i empleats de la Divisió ALSA, qualsevol que sigui l'àmbit geogràfic en el qual es desenvolupi la seva activitat.

El Codi, per consegüent, afecta tots els empleats, executius i directius d'ALSA i de les entitats en què les empreses d'ALSA ostenten un control ple o compartit. Atès que tendim a seleccionar proveïdors i altres socis que comparteixin els nostres valors, cal esperar que aquests també es familiaritzin amb els principis que s'hi estableixen.

No n'hi ha prou amb limitar-se a complir amb el Codi. També hem de recordar les nostres responsabilitats cap als altres i vers les nostres comunitats, clients, accionistes, proveïdors i altres socis. És obligació i responsabilitat de tots els Empleats conèixer el Codi Ètic.

3. VIGÈNCIA

El present Codi Ètic entrarà en vigor l'1 de desembre del 2011.

4. COMITÈ DE COMPLIMENT DEL CODI ÈTIC

Es crea la figura del Comitè de Compliment del Codi Ètic com a òrgan encarregat de fomentar-ne la difusió, el coneixement i el compliment, tot vetllant pel seu compliment.

El Comitè de Compliment està format pel Servei Corporatiu d'Assessoria Jurídica, el Servei Horitzontal de Recursos Humans i el Servei Horitzontal Economicofinancer i dependrà orgànicament i funcionalment del Conseller Delegat d'ALSA.

El Director del Servei Horitzontal de Recursos Humans exercirà les tasques de direcció i control del Comitè de Compliment.

El Comitè de Compliment tindrà les següents funcions i competències:

a) Resoldre totes aquelles consultes que puguin ser plantejades en el marc de la interpretació i/o aplicació del present Codi.

b) Elaborar informes sobre el nivell de compliment del present Codi, així com dels incompliments detectats.

c) Avaluar els incompliments eventuals del present Codi Ètic.

5. PRINCIPIS ÈTICS I VALORS ESSENCIALS

El present Codi Ètic es construeix sobre la base dels següents PRINCIPIS ÈTICS que resulten de compliment obligat en l'execució de la prestació del treball:

• Principi de legalitat

El compliment de l'ordenament jurídic és un mandat principal per a ALSA en tots aquells països en els quals té presència. Tots els treballadors han de complir la normativa del sistema legal en el marc del qual actuen, a més de les polítiques internes aplicables de NEG i d'ALSA. Cal evitar l'incompliment de la llei sota qualsevol circumstància.

Amb independència de les sancions que poguessin ser imposades per llei, qualsevol treballador responsable d'un incompliment està subjecte a conseqüències disciplinàries per la vulneració de les seves obligacions com a empleat.

S'espera, per tant, que en el tracte amb clients, administracions públiques, proveïdors i altres socis, actuem en interès d'ALSA i de conformitat amb les lleis i els reglaments que siguin aplicables.

• Principi d'integritat i professionalitat

ALSA promou la integritat i la professionalitat com a element rector en les relacions laborals a l'empresa.

La professionalitat en l'exercici de la feina és entesa com tota actuació diligent, responsable, eficient i enfocada a l'excel·lència, la qualitat i la innovació.

La integritat en l'acompliment de la prestació del treball és entesa com tota actuació lleial, de bona fe, objectiva i alineada amb els interessos del Grup i/o la Divisió ALSA.

La reputació d'ALSA ve determinada, en gran mesura, per les nostres accions i per la manera en la qual tots i cadascun de nosaltres actua i es comporta. Un comportament il·legal o inapropiat per part d'un sol dels nostres treballadors pot ocasionar a l'Empresa un dany considerable. Cada empleat ha de ser conscient de mantenir i promoure la bona reputació d'ALSA al país corresponent.

Els treballadors d'ALSA tenen l'obligació de prendre les decisions empresarials en interès d'ALSA, sense basar-se en el seu interès personal. Els conflictes d'interessos sorgeixen quan el personal s'involucra en activitats fora de l'àmbit de les seves competències a l'empresa o quan donen preferència al seu interès personal.

Els treballadors, per tant, han d'informar el superior jeràrquic sobre qualsevol interès personal que pogués existir en relació amb el desenvolupament de les seves obligacions professionals. No es poden utilitzar, per a la concertació de contractes i comandes personals, societats amb les quals tinguin tractes comercials com a part de les seves activitats a ALSA, si se'n pogués derivar qualsevol avantatge per al contracte o la comanda personal.

Una relació empresarial amb o una participació en un competidor o client d'ALSA, o una participació en activitats addicionals poden donar lloc a un conflicte que impedeixi als treballadors d'acomplir les seves responsabilitats a ALSA. És important que, tots, en el desenvolupament de les nostres activitats professionals, reconeguem i evitem els conflictes d'interessos o fins i tot l'aparença d'un conflicte d'interessos.

• Principi d'objectivitat, imparcialitat i transparència en la contractació de proveïdors.

ALSA ha adequat els processos de selecció i contractació de proveïdors a criteris d'objectivitat, imparcialitat i transparència. Cal aplicar sempre aquest principi en totes les etapes de la negociació o execució dels contractes comercials.

A aquest efecte, ALSA s'obliga a promoure la concurrència d'una pluralitat de proveïdors de béns i serveis les característiques i condicions ofertes dels quals s'ajustin, en cada moment, a les necessitats i condicions de l'empresa establertes en els plecs de contractació, tot valorant sempre l'oferta més avantatjosa.

Un cop seleccionat el proveïdor, els serveis jurídics d'ALSA elaboraran o supervisaran el contracte corresponent i aquest haurà d'incorporar necessàriament la clàusula de bona conducta elaborada per l'SC d'Assessoria Jurídica.

• Principi de respecte i igualtat d'oportunitats

ALSA creu que la diversitat enforteix l'Organització. Tots, tant les empreses pertanyents al Grup, com els treballadors, clients i proveïdors, hem de contribuir a crear un entorn de treball obert i integrador, així com assegurar que tant els nostres companys de feina com els qui sol·licitin un lloc de treball a ALSA disposin d'iguals oportunitats. Per consegüent, no hem de discriminar ningú per les seves característiques personals, com poden ser el color de la pell, sexe, raça, religió, procedència, opinió política, orientació sexual, origen social, edat o discapacitat física o intel·lectual, d'acord així amb els principis recollits a la nostra Constitució i a la resta de l'ordenament jurídic, així com en els convenis de l'Organització Internacional del Treball, en particular els relatius a la igualtat de remuneració i a la no discriminació.

• Protecció dels drets humans i laborals i lluita contra l'esclavitud moderna

La voluntat d'ALSA és la de desenvolupar la seva activitat amb ètica i integritat, i vetllar en tot cas pel ple respecte dels drets dels seus treballadors, conforme a la normativa nacional i internacional aplicable. ALSA manifesta el compromís i la vinculació amb el respecte dels drets humans i laborals reconeguts en la legislació nacional i internacional, en particular en els convenis de l'Organització Internacional del Treball sobre el treball forçat (núm. 29), la llibertat sindical i la protecció del dret de sindicació (núm. 87), el dret de sindicació i de negociació col·lectiva (núm. 98), la igualtat de remuneració (núm. 100), l'abolició del treball forçat (núm. 105), la no discriminació (núm. 111), l'edat mínima (núm. 138) i les pitjors formes de treball infantil (núm. 182).

D'altra banda, la nostra matriu, el grup National Express, com a societat de dret anglès, està subjecta al compliment de la norma vigent des del 2015 al Regne Unit anomenada "Modern Slavery Act", l'objectiu principal de la qual és lluitar contra les situacions d'esclavitud, de tràfic d'éssers humans i de treballs forçats. Com a Divisió del grup National Express, ALSA es compromet a aplicar les mesures necessàries per garantir el compliment de la política adoptada pel Grup en aquest sentit, amb la finalitat d'evitar, en l'exercici de la seva activitat i en tota la cadena de subministrament, qualsevol tipus de comportament que pugui ser qualificat com una forma d'esclavitud moderna o de tràfic d'éssers humans.

Tot el personal d'ALSA ha de tenir present la política del Grup en el desenvolupament de la seva activitat i en qualsevol negociació amb contractistes o proveïdors, i assegurar-se que aquests també coneixen i compleixen la política. Així mateix, el personal haurà d'informar l'empresa de qualsevol comportament sospitós del qual pugui tenir coneixement, mitjançant els canals existents, en particular a través de la LÍNIA D'AJUDA a què es fa referència en l'epígraf 8 d'aquest document.

• Principi de deure de secret i confidencialitat

ALSA és conscient de la importància del compliment de l'obligació de deure de secret i confidencialitat.

Per això, els empleats d'ALSA subscriuen, com a obligació laboral, el compliment del deure de guardar secret respecte de totes aquelles dades o informació que coneguin, com a conseqüència de l'acompliment de la seva feina.

Consegüentment, tot empleat ha d'utilitzar aquestes dades o informació exclusivament per a l'exercici de les seves funcions, només pot facilitar-la a aquelles persones que necessitin conèixer-la per a la mateixa finalitat i s'ha d'abstenir de fer-la servir en benefici propi o de tercers. Aquesta obligació de secret persistirà fins i tot un cop acabada la relació amb l'empresa.

• Principi de seguretat de la informació

La informació és un actiu essencial d'ALSA i, en conseqüència, requereix una protecció adequada. ALSA reconeix la importància de tenir degudament identificats i protegits els seus actius d'informació, tot evitant-ne la destrucció, divulgació, modificació i utilització no autoritzada i comprometent-se a desenvolupar, implantar, mantenir i millorar contínuament totes aquelles polítiques, procediments, controls i estructures organitzatives de seguretat de la informació que calgui a aquest efecte i que garanteixin que es preservi la confidencialitat, integritat i disponibilitat de la informació, amb la garantia que els usuaris tinguin accés exclusivament a la informació que requereixin per a l'exercici de les seves funcions.

Per això, tots els empleats són responsables de preservar la confidencialitat, integritat i disponibilitat dels actius d'informació d'ALSA, per a la qual cosa han de complir amb les polítiques i els procediments que integren el Sistema de Gestió de la Seguretat de la Informació.

Consegüentment, tot empleat ha d'utilitzar aquestes dades o informació exclusivament per a l'exercici de les seves funcions, només pot facilitar-la a aquelles persones que necessitin conèixer-la per a la mateixa finalitat i s'ha d'abstenir de fer-la servir en benefici propi o de tercers. Aquesta obligació de secret persistirà fins i tot un cop acabada la relació amb l'empresa.

• Principi de seguretat i protecció del medi ambient

ALSA es compromet a assolir els més alts nivells de seguretat i salut laboral en el lloc de treball. ALSA aplica els programes, activitats de formació i controls interns necessaris per a la promoció contínua d'unes pràctiques de treball segures. Amb aquestes pràctiques, pretenem evitar qualsevol risc per als nostres companys de feina, clients i comunitats. En aquest sentit, hem de familiaritzar-nos i complir amb tots els procediments i polítiques de seguretat i salut laboral implantats, en particular, el Programa Driving Out Harm.

ALSA reconeix la seva responsabilitat davant la comunitat global de protegir el medi ambient i aspira, per tant, a ser una empresa ecoeficient. Hem de promoure l'ecoeficiència en totes les nostres activitats empresarials i cal que ens esforcem per reduir el nostre impacte de carboni i mediambiental global. A més, hem de complir amb totes les lleis i reglaments aplicables en matèria de medi ambient onsevulga que exercim la nostra activitat, i tractar de superar sempre els requisits d'aquestes disposicions allà on estiguem presents.

La concepció del transport des d'una visió integral i la satisfacció permanent del client són les premisses sobre les quals ALSA desenvolupa la seva activitat sota aquests VALORS: EXCEL·LÈNCIA, SEGURETAT, CLIENTS, PERSONES i COMUNITAT.

Aquests principis i valors pels quals hem de guiar-nos seran adoptats per totes les línies de negoci d'ALSA i convenientment transmesos pels responsables a tot el personal de l'empresa. La identificació amb la nova Visió i Valors servirà de guia en totes les nostres línies de negoci, facilitarà la presa de decisions i enfortirà la nostra posició com a operador líder en el mercat del transport.

6. SITUACIONS CONTRÀRIES AL CODI ÈTIC I DE BONES PRÀCTIQUES

El Codi aborda possibles dilemes ètics o jurídics, però no pot contemplar totes les possibles situacions que poden presentar-se. Si ens trobem davant d'una situació difícil, és possible que el Codi, els procediments i les polítiques corresponents siguin suficients per guiar-nos; no obstant això, en situacions més complexes pot ser necessari buscar una orientació addicional. Cadascun de nosaltres té la responsabilitat d'obtenir l'assessorament necessari.

Segons el que s'ha exposat, tota actuació contrària al que preveuen els apartats següents s'ha de posar en coneixement de l'empresa al més aviat possible, a través dels canals a què es refereix l'epígraf 8 del present document.

6.1 Seguretat i legalitat en les operacions

Es consideren actuacions contràries a la seguretat i legalitat en les operacions totes aquelles accions i/o omissions que, en l'exercici de la prestació del treball, impliquin un menyscabament en interès de NEG i/o la Divisió ALSA.

El personal de la Divisió ALSA haurà d'actuar sempre en interès de NEG, mitjançant una utilització adequada dels mitjans posats a la seva disposició i l'evitació d'actuacions que puguin reportar perjudicis.

Els empleats protegiran i tindran cura dels actius de l'empresa dels quals disposin o als quals tinguin accés autoritzat, que s'empraran de manera adequada segons la finalitat de les seves funcions per a l'exercici de les quals s'han lliurat.

Els empleats s'obliguen al compliment de tota la normativa que els sigui aplicable en el compliment dels seus deures i obligacions laborals. En aquest sentit, atès que la nostra activitat principal és la prestació de serveis públics de transport de viatgers, cobra especial importància el més ple i estricte compliment de les normes reguladores del transport per carretera, per això, amb caràcter enunciatiu i no limitador, tindrà la consideració d'incompliment del present Codi:

- La manipulació del tacògraf o els seus elements, del limitador de velocitat o altres instruments o mitjans de control que hi hagi l'obligació de portar instal·lats en el vehicle, destinada a alterar-ne el funcionament normal.

- La manca del tacògraf, el limitador de velocitat o els seus elements o altres instruments o mitjans de control que hi hagi l'obligació de portar instal·lats en el vehicle.

- La falsificació de fulls de registre, targetes de conductor o altres elements o mitjans de control que hi hagi l'obligació de portar en el vehicle, així com el falsejament del seu contingut o l'alteració de les mencions obligatòries del full de registre o targeta del conductor.

- No portar inserit el corresponent full de registre o la targeta del conductor en el tacògraf, quan això sigui exigible, portar inserit un full de registre sense haver-hi anotat el nom i el cognom del conductor o portar inserits els fulls de registre o les targetes corresponents a un altre conductor.

- La manca de fulls de registre del tacògraf, de la targeta de conductor o dels documents impresos que hi hagi l'obligació de portar en el vehicle.

- La manca de realització d'aquelles anotacions manuals relatives a l'activitat del conductor que hi hagi obligació de dur a terme per part d'aquest quan el tacògraf estigui avariat.

- La utilització d'un mateix full de registre durant diverses jornades quan això hagués donat lloc a la superposició de registres que n'impedeixin la lectura.

- La utilització en el tacògraf de més d'un full de registre durant una mateixa jornada per la mateixa persona, llevat quan es canviï de vehicle i el full de registre emprat en el tacògraf del primer vehicle no estigui homologat per al seu ús en el del segon.

- El tracte desconsiderat de paraula o obra amb els usuaris per part del personal de l'empresa en el transport de viatgers.

- La no comunicació a l'empresa de la pèrdua del permís de conduir o qualsevol altra habilitació necessària per a l'exercici de les seves funcions professionals.

- Acudir a la feina o dur-la a terme sota els efectes de l'alcohol o de substàncies estupefaents o psicotròpiques.

- Qualsevol conducta negligent o intencionada que posi en risc la seguretat física o la integritat pròpia o d'altres persones (companys, viatgers, vianants o altres conductors, tercers en general) o d'actius de l'empresa.

6.2 Corrupció

Tota acció o omissió que generi o pugui generar una situació eventual de corrupció i/o suborn s'ha de posar en coneixement de l'empresa amb caràcter immediat.

Amb caràcter enunciatiu i no limitador, es considera una actuació contrària al present Codi, el suborn de funcionari, el tràfic d'influències, etc. i altres actuacions de característiques similars tipificades en el Codi Penal.

D'acord amb la legislació vigent, mai no hem d'oferir, suggerir, autoritzar o prometre cap tipus de suborn o favor a un funcionari públic per tal d'obtenir o mantenir una operació comercial o un avantatge indegut. De la mateixa manera, mai no hem de sol·licitar ni acceptar un suborn o favor d'un funcionari públic. Igualment, mai no hem de contractar algú perquè faci alguna cosa que un mateix no pot fer d'una manera ètica o legal. Involucrar un tercer perquè faci indirectament un pagament improcedent constitueix una violació de les lleis anticorrupció.

Atesa la rellevància i transcendència pública en els darrers temps, de determinades conductes o comportaments en l'àmbit empresarial que podrien generar rebuig social i, en determinats casos, la comissió d'una il·legalitat, a l'efecte d'aquest Codi, s'entén per suborn de funcionari, tràfic d'influències, suborn i funcionari públic el que s'indica tot seguit:

Suborn de funcionari

L'oferiment o el lliurament d'un do o una retribució de qualsevol altra mena a una autoritat, funcionari públic o persona que participi en l'exercici de la funció pública perquè realitzi un acte contrari als deures inherents al seu càrrec o un acte propi del seu càrrec.

Suborn entre particulars

L'oferiment, la promesa o el lliurament d'un benefici o avantatge de qualsevol naturalesa no justificats –així com la seva sol·licitud i acceptació– a directius, administradors, empleats o col·laboradors d'una empresa, associació, fundació o organització perquè l'afavoreixi enfront d'altres, tot incomplint les seves obligacions en l'adquisició o venda de mercaderies o en la contractació de serveis professionals.

Tràfic d'influències

Influir en un funcionari públic o autoritat tot prevalent-se de qualsevol situació derivada de la seva relació personal amb aquest o amb un altre funcionari públic o autoritat per aconseguir una resolució que li pugui generar directament o indirectament un benefici econòmic per a si mateix o per a un tercer.

Suborn

La promesa, oferta o lliurament, directament o indirectament, de qualsevol al·licient monetari o d'una altra índole a una persona perquè aquesta, en incompliment de les seves obligacions, actuï o deixi d'actuar amb la finalitat d'obtenir o mantenir una operació comercial o un avantatge improcedent en la realització d'una activitat empresarial.

Funcionari públic

Una persona que ocupa un càrrec legislatiu, administratiu o judicial en un país determinat (incloent-hi tots els estaments i organismes governamentals, tant nacionals com locals), ja sigui per nomenament o per elecció. Qualsevol persona que exerceix una funció pública per a un país determinat, incloses agències i empreses públiques. Qualsevol agent o representant d'una organització pública internacional. S'inclouen, també, els candidats a càrrecs polítics, empleats, membres o partits polítics.

6.3 Delictes econòmics

Tota acció o omissió que generi o pugui generar un indici de la comissió, d'un delicte econòmic d'acord amb el que estableix el Codi penal, sempre que hi hagi hagut mala fe, s'ha de posar en coneixement de l'empresa amb caràcter immediat.

A aquest efecte, s'entén per delictes econòmics: estafes, insolvències punibles, delictes contra la Hisenda Pública i la Seguretat Social, falsificació de certificats, apropiació indeguda i altres actuacions de característiques similars tipificades en el Codi Penal.

Atesa la particularitat i complexitat d'aquesta matèria, el Comitè de Compliment estarà a disposició de qualsevol treballador per resoldre qualssevol dubtes sobre la concurrència o no d'algun fet tipificable sota aquesta categoria.

6.4 Pràctiques anticoncurrencials

Tota acció o omissió que generi o pugui generar un presumpte delicte de competència deslleial, així com altres pràctiques anticoncurrencials, descrites en la normativa, s'haurà de posar en coneixement de l'empresa amb caràcter immediat.

Només una competència lleial i íntegra permet als mercats de desenvolupar-se lliurement.

Tots els treballadors estan obligats per les regles de competència lleial. La determinació de si un assumpte està subjecte a la legislació de defensa de la competència pot presentar dificultats, principalment a causa del fet que les normes poden variar d'un país i d'un supòsit a un altre. En qualsevol cas, els treballadors no han d'obtenir informació de la competència mitjançant espionatge industrial, suborn, robatori o escoltes electròniques, o comunicar intencionadament informació falsa sobre competidors o els seus productes o serveis.

6.5 Descobriment i revelació de secrets

Tota acció o omissió que generi o pugui generar un presumpte delicte de descobriment i revelació de secrets (informació privilegiada) conforme al que descriu el Codi Penal s'ha de posar en coneixement de l'empresa amb caràcter immediat.

Es considera informació privilegiada tota informació que no sigui pública referida a ALSA. La informació privilegiada es pot adquirir com a conseqüència del càrrec i les responsabilitats d'un treballador o involuntàriament i inclou informació no pública, com ara: resultats i/o pressupostos financers, dividends, fusions o adquisicions, desinversions, concessions de contractes o plans estratègics, informació de litigis, canvis en la direcció i contractes o relacions comercials.

La informació privilegiada no ha de ser publicada ni posada a disposició de tercers sense autorització expressa. La publicació d'informació privilegiada està prohibida quan es faci fora de l'àmbit habitual de les funcions laborals o en el compliment d'altres obligacions en nom d'ALSA. Això s'aplica tant a la informació publicada dins d'ALSA com a la publicada fora d'ALSA, inclosos periodistes, analistes financers, clients, consultors, familiars o amics. A més, els treballadors s'han d'assegurar sempre que els suports que continguin informació privilegiada es mantinguin de manera que s'impossibiliti l'accés a persones no autoritzades.

6.6 Propietat intel·lectual i industrial, danys derivats de l'ús indegut d'eines de treball

Tota acció o omissió que generi o pugui generar un presumpte delicte contra la propietat intel·lectual, danys en el sistema informàtic de l'empresa... s'ha de posar en coneixement de l'empresa amb caràcter immediat.

Els empleats han de respectar la normativa de propietat intel·lectual i el dret d'ús que correspon a NEG i/o ALSA en relació amb les llicències, projectes, programes i sistemes informàtics; equips, tecnologia, "know-how" i, en general, altres obres i treballs desenvolupats o creats a NEG i/o a ALSA.

Els empleats s'abstindran d'utilitzar, en benefici propi, oportunitats de negoci que siguin d'interès de NEG i/o ALSA.

Els empleats han de respectar les normes específiques reguladores de la utilització del correu electrònic, l'accés a Internet o altres mitjans posats a la seva disposició sense que en cap cas se'n pugui produir un ús inadequat.

Els empleats es comprometen a complir les seves obligacions de deure de secret i confidencialitat respecte de totes les dades i informacions que coneguin com a conseqüència del desenvolupament normal i el compliment de la relació de feina, i aquesta obligació romandrà vigent fins i tot un cop finalitzada la relació de feina a l'empresa.

7. NORMES D'APLICACIÓ A REGALS-HOSPITALITAT/CONTRIBUCIONS POLÍTIQUES I PATROCINIS

En relació amb la cortesia empresarial, els regals i l'hospitalitat que s'ofereixen o reben de clients, proveïdors i altres socis són una pràctica molt estesa per fomentar les bones relacions i per mostrar reconeixement pel tracte professional. En tot cas, aquesta cortesia no haurà d'influir, o donar la impressió de fer-ho, en cap decisió empresarial.

No es permetran en cap cas regals en metàl·lic i/o títols dineraris.

En aquestes situacions hem de deixar-nos guiar pel bon judici, la discreció i la prudència.

Quant al lliurament i/o la recepció de regals i/o mostres d'hospitalitat, com ara entrades a esdeveniments, viatges, allotjaments i d'altres no es permetran aquells lliuraments i/o recepcions per valor superior a 150 euros o el seu valor equivalent en una altra divisa. En tot cas, es ponderarà la freqüència d'aquests regals/hospitalitat, i en cas de dubte caldrà consultar-ho amb el superior jeràrquic corresponent, el Comitè de Compliance o el Servei Corporatiu d'Assessoria Jurídica.

D'acord amb això, el personal d'ALSA té l'obligació d'enviar a l'adreça electrònica buzon.compliance@alsa.es informació de qualssevol regals o mostres d'hospitalitat, el valor econòmic dels quals estigui comprès entre els 100 i els 150 euros, conforme al model que s'ha posat a la seva disposició. Aquesta informació inclou tant els regals/mostres d'hospitalitat que es rebin com a treballadors d'ALSA com els que s'ofereixin a tercers, en nom de l'empresa o en nom nostre, en la nostra condició de personal d'ALSA. Queden únicament excloses les atencions nadalenques enviades el lliurament de les quals s'organitza de manera centralitzada per l'empresa.

ALSA no fa contribucions polítiques. Com a membre responsable de la societat, ALSA fa donacions monetàries o de serveis per a educació, cultura i projectes d'interès social i humanitari. Els patrocinis dels quals ALSA obté publicitat no es consideren donacions, tampoc es consideren donacions les contribucions de cadenes patronals ni les quotes d'associació en organitzacions que serveixin interessos empresarials. Algunes donacions estan sempre prohibides, incloses les donacions a (1) persones i organitzacions amb ànim de lucre; (2) realitzades en comptes privats; (3) a organitzacions amb uns objectius incompatibles amb els principis corporatius d'ALSA; o (4) que poguessin danyar la reputació d'ALSA.

Totes les donacions han de ser transparents. Això implica que la identitat del receptor i l'ús previst de la donació ha de ser transparent i que la seva raó i el seu objectiu han d'estar justificats, documentats i aprovats conformement amb les normes internes.

Patrocinar significa qualsevol contribució feta per ALSA, en diners o en espècie, a un esdeveniment organitzat per un tercer com a contraprestació per anunciar la marca ALSA.

Tots els patrocinis han de ser transparents, s'ha de consignar per escrit i estar destinats a objectius empresarials legítims i proporcionats –no excessius– amb la contraprestació oferta per l'organitzador de l'esdeveniment.

8. PROCEDIMENT DE PRESENTACIÓ D'ALERTES. CANAL 'LÍNIA D'AJUDA'

Qualsevol treballador d'ALSA que tingui un indici raonable de l'existència d'una conducta, un fet o una omissió que vulneri el present Codi pot, en primera instància, resoldre qualsevol dubte o qüestió o notificar una alerta amb el seu superior jeràrquic o amb el Comitè de Compliment.

De la mateixa manera, si per qualsevol motiu al treballador no li sembla adequat o possible sol·licitar l'ajuda de qualsevol d'aquestes persones, el treballador pot plantejar la pregunta/qüestió i/o alerta a través del sistema LÍNIA D'AJUDA.

El sistema LÍNIA D'AJUDA es troba a disposició de tots els empleats i el seu ús es podria ampliar a altres persones si així ho autoritzés el Consell d'Administració i ho permetés la legislació.

Per tal d'augmentar la confidencialitat del sistema, ALSA ha decidit externalitzar la gestió de la línia telefònica que ha de rebre les alertes i ha contractat un proveïdor extern especialitzat en aquest tipus de serveis. Les alertes seran tractades en un entorn segur, per un nombre restringit d'empleats del proveïdor de serveis, els quals hauran rebut una formació professional adequada.

ALARES SOCIAL CEE SA (ALARES) és l'empresa encarregada de gestionar el número de telèfon on els empleats poden notificar aquelles conductes que contravinguin el que disposa el present document.

L'ús de la LÍNIA D'AJUDA és completament voluntari i es regirà per les condicions d'ús següents:

Els Empleats que tinguessin indicis raonables de la comissió d'alguna irregularitat o d'algun acte contra la legalitat vigent o contra les normes d'actuació del present Codi Ètic han d'informar a través del canal telefònic LÍNIA D'AJUDA 900.901.427 de la presumpta irregularitat de la qual tinguin coneixement.

El telèfon té caràcter gratuït i està disponible de dilluns a divendres laborables de 9.00 a 14.00 hores.

El treballador ha d'identificar-se convenientment i no s'admeten en cap cas les denúncies anònimes. El sistema incorporarà les dades del denunciant i el denunciat, els fets denunciats i el resultat de les investigacions.

ALSA farà tot allò que estigui al seu abast per protegir la identitat de qualsevol empleat que recorri al Canal LÍNIA D'AJUDA, d'acord amb la resolució de l'assumpte i conformement amb la legislació aplicable. En tot cas, la identitat de l'informant tindrà la consideració d'informació confidencial i en cap cas la seva identitat serà reportada al denunciat ni a tercers. Tots els informes s'investigaran amb promptitud i detall, d'acord amb la legislació aplicable.

Els resultats de la investigació de qualsevol assumpte presentat mitjançant el sistema es comunicaran a través d'ALARES al Comitè de Compliment.

Després de la recepció d'un informe del proveïdor extern, el Comitè de Compliment durà a terme una primera revisió i avaluació de l'informe i decidirà qui el necessita conèixer, així com la resposta adequada que, en el termini oportú, s'hagi de donar.

El Comitè de Compliment és també responsable de la supervisió de qualsevol de les accions correctives, que poden incloure procediments disciplinaris, d'acord amb les regulacions nacionals.

Tan aviat com s'hagi pres la decisió d'investigar una alerta, el Comitè de Compliment ho ha de notificar a tota persona implicada en l'alerta, per tal de permetre-li d'exercir els seus drets sense demora, incloent-hi el dret de defensa. No obstant això, el Comitè de Compliment té dret a adoptar mesures cautelars, per exemple, les mesures necessàries per evitar la destrucció de proves en relació amb l'alerta, abans de notificar-la a la persona implicada.

El Comitè de Compliment pot respondre i comunicar-se amb la persona que va fer l'alerta a través del proveïdor extern. El Comitè de Compliment ha de comunicar sense demora a l'empleat que va fer l'alerta els resultats de la investigació a través del proveïdor extern. El proveïdor extern ha d'obtenir al seu torn de l'empleat la seva reacció respecte de la informació comunicada pel Comitè de Compliment.

En aquells casos en què no es pugui verificar la identitat del denunciant a causa de l'ús d'un nom fals, la denúncia efectuada quedarà immediatament invalidada.

Pertoca al Servei Horitzontal de Recursos Humans la decisió sobre l'obertura d'un expedient sancionador a l'infractor sobre la base del resultat de la investigació.

En el cas que la investigació demostri que la denúncia es va fer injustificadament o es va escometre per motius indeguts o de mala fe o sense un compromís raonable i probable, el Comitè de Compliment podrà prendre mesures disciplinàries contra el denunciant.

9. POLÍTICA DISCIPLINÀRIA. CONSEQÜÈNCIES

Sense perjudici dels efectes que tinguin en l'àmbit penal, les pràctiques l'existència de les quals s'hagi demostrat com a certa, la identificació, per part del Comitè de Compliment, de conductes que estiguessin tipificades en la normativa laboral d'aplicació (l'Estatut dels Treballadors, el Conveni col·lectiu o Laude, etc.) com a susceptibles de sanció, implicarà l'inici per part de la Direcció de Recursos Humans del procés disciplinari pertinent contra la persona o les persones de qui s'hagi acreditat la implicació en aquestes conductes.

Aquest procés s'iniciarà amb l'obertura, quan calgui, d'acord amb la norma de referència, d'un expedient disciplinari i, després de la seva tramitació, si escau, s'aplicarà la sanció laboral d'acord a la legalitat i els criteris organitzatius interns.

En qualsevol cas, la Direcció de Recursos Humans ha de respectar totes les garanties legals.

10. PROTECCIÓ DE L'OCUPACIÓ

L'empresa valora l'ajuda dels empleats que decideixen alertar de possibles irregularitats, per a això ha de prendre les mesures necessàries per protegir aquests empleats que, de bona fe, haguessin informat a través del Procés d'Alerta Intern (LÍNIA D'AJUDA) sobre una situació il·legal o actuació irregular protegida pel present Codi, fins i tot si aquestes declaracions o revelacions resultessin ser inexactes.

ALSA no tolerarà cap represàlia contra aquells empleats que comuniquin algun problema de bona fe i/o que ajudin en les investigacions de possibles infraccions del Codi. Bona fe significa comunicar un assumpte sense cap mena de malícia, sense buscar el benefici personal i amb raons fundades per creure en la seva veracitat.

11. TRACTAMENT DE LA INFORMACIÓ. DEURE DE SECRET I CONFIDENCIALITAT

L'empresa garanteix el compliment de la Llei Orgànica de Protecció de Dades de Caràcter Personal (LOPD), vigent en cada moment, i el Reglament UE 2016/679, del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d'abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d'aquestes dades (RGPD) i, en concret, el compliment de l'obligació de deure de secret i confidencialitat, amb la incorporació de les mesures tècniques i organitzatives apropiades per garantir un nivell de seguretat adequat al risc, tot això per tal d'evitar l'alteració, pèrdua o alteració accidental o il·lícita de dades, la comunicació o l'accés no autoritzat a aquestes dades, tenint en compte l'estat de la tecnologia, de la naturalesa de les dades personals emmagatzemades i els riscos als quals s'exposen, tant si provenen de l'acció humana com del medi físic o natural, i observar en tot moment el deure de confidencialitat i secret professional que imposa la legislació vigent en matèria de protecció de dades.

La recollida, utilització, tractament i conservació de les dades de caràcter personal dels clients es realitzen tot garantint, en tot moment, el dret a la intimitat i el compliment de la legislació vigent en matèria de protecció de dades de caràcter personal.

Per tal de poder defensar degudament els seus interessos, s'informarà el denunciat en el termini més breu possible dels fets denunciats, dels destinataris de la informació, del departament responsable del sistema i dels seus drets en matèria de protecció de dades.

Les dades seran cancel·lades en un termini màxim de dos mesos després de la fi de les investigacions si els fets no haguessin estat provats. En cas que s'entaulin accions, les dades es conservaran mentre calgui per a l'exercici per part de la companyia dels seus drets en judici.

Per a l'exercici dels drets d'accés, rectificació, supressió, limitació del tractament o oposició, així com el dret a la portabilitat de les dades, si escau, podreu dirigir un escrit a ALSA GRUPO, SLU, c/ Miguel Fleta, 4, 28037 Madrid, o a l'adreça electrònica asesoria@alsa.es i, en tot cas, per a l'exercici del dret sol·licitat, caldrà que adjunteu fotocòpia del DNI o document equivalent vàlid en dret que permeti acreditar la vostra identitat. Així mateix, si considereu que les vostres dades han estat tractades de manera inadequada, podeu adreçar-vos al Delegat de Protecció de Dades (dpo@alsa.es) o bé presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades, c/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid. L'empresa garanteix el compliment de la Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de protecció de dades de caràcter personal i, en concret, el compliment de l'obligació de deure de secret i confidencialitat, amb la incorporació de les mesures de seguretat previstes en el Reial Decret 1720/2007, de 21 de desembre, pel qual s'aprova el Reglament de desenvolupament de la LOPD.